Outlook – activar “Out of Office”

Já é possível activar a resposta automática “Out of Office / Fora do Escritório” para um período de tempo futuro – algo que nos ajuda bastante a não esquecer.

É preciso ter o cuidado de o activar tanto para remetentes internos à empresa, como para externos à empresa.

 

 

 

 

1.    Menu – File / Ficheiro – Info / Informações – Automatic Replies / Respostas Automáticas

   

2.    Para activar, escolher Send automatic replies / Enviar respostas automáticas

Podemos definir uma data futura, o que nos ajuda imenso a planear antecipadamente.

 

Eu opto por textos muito simples, rápidos e fáceis de ler e entender. Só com a informação pertinente. Textos compridos, ou de escolha múltipla, fazem as outras pessoas perder tempo com dados irrelevantes!

 

 

                                                                           

É importante lembrar que o fuso horário noutros países é diferente, em especial nos países com os quais trabalhamos com maior frequência. Por isso eu escolho como ponto inicial umas horas antes da hora de começo real.

 

Atenção:

1.    Não esquecer que é necessário activar a opção e definir o texto para pessoas fora da organização. Por definição, o Outlook não inclui nas respostas automáticas as pessoas externas à organização.



2.    A Assinatura não é aplicada pelo Outlook. Tem de se copiar para a caixa de texto.

 

 

Enquanto o “Out of Office / Fora do Escritório” estiver activado, aparece uma faixa amarela de informação no topo do Outlook.



 

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